8 Tricks, die euch zum Gmail-Meister machen

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2004 veränderte Google mit Gmail unsere Vorstellung über Webmailer gewaltig. Ein einfaches, klar strukturiertes Interface und ein damals unvorstellbar großes Speichervolumen von 1 GByte begeisterte viele. Heute ist der Speicher zehnmal größer. Es gibt einige Tipps und Tricks, mit denen man noch mehr aus GMail herausholen kann.

Mit diesen acht Tricks kann man noch mehr aus Gmail herausholen.

1. Lasst die Filter ran

Einen Posteingang zu verwalten ist gar nicht so einfach, aber Gmail hat genügend Werkzeuge, sich der Flut der eingehenden E-Mails zu erwehren. Man kann zum Beispiel jede Suche innerhalb von Gmail in einen Filter verwandeln. Wenn man seine Mails nach „from:Facebook“ durchsucht, kann man darauf hin auch noch einen Filter baue, der die Mails als gelesen markiert und ins Archiv verschiebt (wenn man das will). Oder baut einen Filter für E-Mailadresen eurer Liebsten und lasst diese Nachrichten nachträglich als „wichtig“ markieren, damit ihr sie nicht überseht. Filter können unwichtige Nachrichten auch herabsetzen.

2. Holt alles aus der Suche heraus

Die meisten Google-Produkte besitzen ausgezeichnete Suchfunktionen. Das Gmail-Suchformular gehört dazu, auch wenn es eigentlich nicht danach aussieht. Wenn man das Dropdown öffnet, sieht man alle Optionen, die es bietet. So kann man zum Beispiel nach allen E-Mails mit Anhängen suchen und dann diese Löschen, falls sie zuviel Speicherplatz verbrauchen.

Ihr könnt auch die E-Mails eines bestimmten Tages – zum Beispiel von eurem Geburtstag wieder hervorkramen lassen und sie mit denen des vergangenen Jahres vergleichen.

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3. Weitere E-Mail-Konten integrieren

Wer auch noch ein E-Mailkonto bei Yahoo oder Hotmail besitzt und darüber zum Beispiel Newsletter und ähnliches empfängt, der kann seine Drittkonten auch in Gmail integrieren. Das wird über die Einstellungen im Reiter „Konten und Import“ unter dem Punkt „E-Mails und Kontakte importieren“ sehr ausführlich erklärt. So lassen sich die Filter von Gmail auch auf andere E-mails anwenden. Das ganze klappt übrigens nicht nur mit Yahoo und Hotmail sondern auch mit anderen Pop3-Konten und kann auch hervorragend als Backup verwendet werden.

4. Schaut euch die Sterne an

Die Sterne sind in den Einstellungen unter „Allgemein“ zu finden. Ihr könnt 12 Sterne und Symbole verwenden, um E-Mails auszeichnen und zu gruppieren. Durch die Sterne kann man in der E-Mailansicht rotieren,wenn man das Symbol mehrfach drückt. So lassen sich zum Beispiel private und berufliche Mails markieren, wichtige Nachrichten hervorheben und kategorisieren. Nach Mails mit den jeweiligen Sternen kann man auch suchen. Mit „has:green-star“ zum Beispiel nach denen, die einen grünen Stern besitzen.

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5. Die Labels beachten

Die Labels sind eine der wichtigsten Funktionen von Gmail. Sie erlauben euch, tausende von E-Mails zu verwalten. Wer will, kann mit Filtern E-Mails automatisch Label verpassen. Außerdem lässt sich mit Labeln hervorragend aussortieren, was man nicht mehr will. Mit „label:Arbeit before:2011/01/01“ kann man im Suchformular alles heraussuchen, was zuvor mit einem Filter für „Arbeit“ markiert wurde und vor dem 1.1.2011 geschrieben wurde.

6. Gmails Fähigkeiten erweitern

Es gibt zahlreiche Apps und Erweiterungen von Drittherstellern, die Gmail verbessern können. Ein gutes Beispiel dafür ist Rapportive. Damit lassen sich Details von Facebook, LinkedIn und Twitter zu den Absendern direkt im GMail-Interface einblenden. Sogar Notizen lassen sich anlegen.

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Eine weitere empfehlenswerte Erweiterung ist Boomerang. Damit lassen sich E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt automatisch verschicken oder Erinnerungen erzeugen, wenn keine Reaktion auf eure E-Mails erfolgt.

7. Erschlagen von zuviel E-Mails?

Wenn ihr auf dem Bildschirm zu viele E-Mails seht, kann man das in den Einstellungen mit „Kompaktheitsgrad“ ändern. Dann werden je nach Wahl mehr oder weniger E-Mails auf einem Bildschirm angezeigt.

8. E-Mails in Aufgaben umwandeln

Manchmal kann man nicht gleich auf eine E-Mail reagieren, aber vergessen sollte man sie auchnicht. Wer oben rechts bei einer geöffneten E-Mail das Dropdown „Mehr“ öffnet, findet die Einträge „Zu Aufgaben hinzufügen“ und „Kalendereintrag erstellen“.

Habt ihr noch weitere Tricks und Tipps zu Gmail – dann ab damit in die Kommentare!

[Via gizmodo.com]

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  1. Wer es nicht gebacken bekommt, seine Mails zu organisieren, dem ist auch so nicht weiter zu helfen.
    Das sind auch die deren Schreibtisch ausschaut wie nach einem Bombenanschalg.
    Der Spruch: Wer Ordnung hält ist zu faul zum suchen, deutet auch auf minderes Verständnis von Organisation im allgemeinen hin.

  2. Solche Kommentare können auch nur von Leuten kommen, die ihre Mails vermutlich noch alle ausdrucken.

    Ich bekomme nur im privat/selbständigen Bereich mehrere hundert Mails pro Tag auf verschiedenste Konten und lasse die bei Gmail zusammenlaufen (wie Tip 3) und würde ohne die ganze Sortierfunktionen und die sehr intelligente automatische Gewichtung der Mails völlig den Überlick verlieren. Viele Mails sind Statusmeldungen, auf die man nur im Fehlerfall (teilweise Tage später) zugreifen muss und dann sind die Filter und Suchfunktionen Gold wert.

    Für mich das mit Abstand beste Mailprogramm.

    Noch ein Tipp für die, den tatsächlich die Anzeigen stören (?!) -> Die kann man in den Einstellungen konfigurieren oder abstellen. (Zumindest die personalisierten) Allerdings kenn ich keinen, den die Anzeigen – wie ja auch bei z.B. – Google stören. Man muss ja nicht zwingend draufklicken ;-)

    Hervorheben muss ich auch noch die hervorragende Integration in Mobilgeräte. Durch die Konzentration verschiedener Konten auf ein Gmail-Konto, bleibts dort immer übersichtlich. Benachrichtigung per Pushmail und auch die Labels und Filter werden auf dem Mobilgerät 1:1 abgebildet.

    Und ich kenne keine Spamfilterung, die so effektiv und genau ist. Die Funktion war ursprünglich mein wichtigster Grund alle Konten bei Gmail zusammenlaufen zu lassen.

    Ich kann es nur empfehlen – auch wenn man nur zwei Mails am Tag bekommt (Eine Druckfunktion hat Gmail übrigens auch ;-) )

  3. „und ein damals unvorstellbar großes Speichervolumen von 1 GByte begeisterte viele. Heute ist der Speicher zehnmal größer.“

    Nö. Heute ist er neunmal größer. Oder zehnmal so groß. Mit seinem wichtigsten Werkzeug – und bei angeblichen Journalisten müsste das die Sprache sein – sollte man schon einigermaßen unfallfrei umgehen können.

  4. Mein hotmail-&gmx-konto konnte ich problemlos einbinden. Mit Yahoo gelingt mir das allerdings nicht. Im netz fand ich ziemlich umständliche Anleitungen unter zuhilfenahme von mindestens zwei programmen und dann auch nur am pc.hat da jemand nen ripp auf lager?

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